Esquema de la vista de Gantt

El esquema de la izquierda de la vista de Gantt funciona igual que el de la Vista de esquema de proyecto: los dos muestran la lista de tareas que contiene el proyecto, en los dos se añaden tareas de la misma manera y ambos pueden personalizarse eligiendo las columnas independientemente uno del otro.

Columnas del esquema de la vista de Gantt

Las columnas disponibles en el esquema de tareas de la vista de Gantt son las mismas que las disponibles en la vista de esquema de proyecto. Consulta Columnas del esquema de proyecto para ver la lista completa.

Construir la estructura del proyecto

Organizar las tareas con las herramientas del diagrama de Gantt, el inspector de tareas y los comandos de menú es una forma rápida y eficaz de dar forma a tu proyecto. Seleccionando las tareas -representadas en el diagrama mediante barras- y moviéndolas o eligiendo entre los distintos comandos de edición de la estructura de las tareas y los proyectos, podrás definir tu trabajo de forma precisa.

Agrupar tareas

Cuando empiezas a crear un proyecto, puedes organizar las tareas en una lista simple donde todas estén en el mismo nivel. Pero puede ser buena idea agrupar las tareas en estructuras jerárquicas que representen mejor sus relaciones.

Las tareas están representadas en la columna Título por un número que las precede. Si seleccionas Visualización > Esquema de tareas > Numeración jerárquica, las tareas más arriba en la jerarquía aparecen representadas por números enteros, mientras que las tareas de los niveles inferiores presentarán puntos para cada nivel de la jerarquía inferior. La primera subordinada de la tarea 1 será la tarea 1.1, la primera subordinada de la tarea 1.1 será la tarea 1.1.1, y así sucesivamente.

Cuando una tarea obtiene su primera subordinada se convierte en una tarea de grupo y adquiere las propiedades exclusivas del tipo de tareas Grupo.

La agrupación de tareas puede enfocarse de varias formas, dependiendo de si lo que se pretende es partir de un conjunto de ítems existente y añadirlo a un grupo, convertir en grupo un ítem existente o crear un grupo totalmente nuevo.

• Para convertir una tarea en un grupo que contenga nuevas tareas subordinadas:

  1. Selecciona el ítem al que quieras asignar subtareas.
  2. Elige Estructura > Añadir > Tarea subordinada (Comando-}).
  3. El ítem seleccionado se convierte en un grupo con una tarea subordinada.
  4. Puedes añadir más tareas al grupo pulsando Retorno.

• Para incluir tareas en un grupo dentro de una tarea al mismo nivel situada encima en el esquema:

  1. Selecciona los ítems que deben agruparse.
  2. Elige Estructura > Aplicar sangría (Comando-]) o Tabulador, según tus preferencias.
  3. Los ítems pasan a ser elementos subordinados del ítem que está encima en el esquema.

• Para incluir tareas en un grupo recién creado:

  1. Selecciona los ítems que deben agruparse.
  2. Elige Estructura > Agrupar (Comando-Opción-L).
  3. Los ítem seleccionados pasan a ser subordinados de un grupo nuevo.

• Para crear un grupo nuevo sin nada dentro:

  1. Elige Estructura > Añadir > Grupo.
  2. Se crea un grupo nuevo vacío.
  3. Para añadir ítems al grupo, ábrelo haciendo clic en el triángulo de expansión junto al nombre del grupo (o su barra en el diagrama de Gantt) y, con el grupo seleccionado, crea tareas nuevas del modo habitual.

Conectar tareas con dependencias

Cuando una tarea debe completarse antes de que otra pueda iniciarse, existe entre ellas una dependencia. Esquematizar las dependencias es esencial para comprender la ruta crítica de tareas que conduce a completar el proyecto con éxito, en los plazos previstos y sin desviarse del presupuesto.

Utilizando el diagrama de Gantt en la vista de Gantt, puedes representar las relaciones entre las tareas mediante líneas de dependencia. Las líneas de dependencia se trazan entre el inicio o el fin de una tarea (o un grupo o una fecha clave) y el inicio o el fin de otra.

Al crear una dependencia, la tarea dependiente se reprograma automáticamente para respetar la dependencia. Aunque se introduzcan cambios en el programa o este se equilibre, la dependencia entre las tareas no desaparece. Si una dependencia se convierte en imposible o si manualmente haces que una tarea deje de respetar sus dependencias, se produce una infracción, que puede solucionarse en la ventana Infracciones.

Las tareas pueden conectarse de varias formas:

• Selecciona dos o más tareas en la vista de esquema o el diagrama de Gantt y haz clic en el botón Conexión de la barra de herramientas para crear una dependencia de Fin a Inicio entre cada tarea sucesiva.
• Selecciona dos o más tareas en la vista de tareas o el diagrama de Gantt y haz clic en el triángulo que aparece en la esquina del botón Conexión (o mantén presionado el botón Conexión) para acceder a un menú con los diferentes tipos de dependencias. Selecciona el tipo de dependencia que quieras.
• Coloca el puntero sobre una barra de tareas del diagrama de Gantt y arrastra una de las flechas que aparecen al principio o al final de la barra. Se convierte en una línea de dependencia, que puedes arrastrar al inicio o al final de otra tarea, grupo o fecha clave. El tipo de dependencia viene determinado por si se arrastra desde el inicio o el final de la tarea que actúa como requisito previo y si se suelta al inicio o al final de la tarea dependiente.
• En las columnas Dependientes o Prerrequisitos de una tarea, escribe el código de una dependencia o requisito previo. Estos códigos combinan los ID de las tareas afectadas y el tipo de dependencia, así:

1. Una dependencia de Inicio a Fin desde la tarea con ID 1
2. Una dependencia de Inicio a Inicio desde la tarea con ID 1
3. Una dependencia de Fin a Inicio desde la tarea con ID 4.1. (F-I es el tipo de dependencia más frecuente, por lo que un ID de tarea solo, sin letras, se interpreta como F-I.)
4. Una dependencia de Fin a Inicio desde la tarea 4.2, con un tiempo de elaboración de 1 día.

Tareas repetitivas

Una tarea repetitiva es una tarea programada para repetirse varias veces. Puede ser útil para planificar reuniones semanales, reponer inventarios o contabilizar las fechas clave trimestrales de un proyecto en curso.

Para establecer una tarea o fecha clave como repetitiva, selecciónala/o y abre el inspector de tareas. En la sección Información de la tarea, abre el menú emergente Tipo y selecciona Repetir esta tarea. Aparece el cuadro de diálogo Repetición de tareas donde puedes configurar las propiedades de la tarea repetitiva.

1. Duración: elige la duración de la tarea repetitiva.

2. Inicio: define la hora de inicio de la tarea. Si la primera repetición del periodo de repetición es posterior a la hora de inicio, esta cambia automáticamente a la hora de la primera repetición.

3. Final: elige si Finalizar en una hora específica -programando suficientes repeticiones para cubrir el periodo entre el inicio y el final- o si Finalizar después del número de repeticiones que especifiques.

4. Frecuencia de repetición: este menú emergente te permite elegir cada cuánto tiempo debe repetirse la tarea, en días, semanas, meses o años.

5. Detalles del periodo de repetición: sirve para afinar los detalles de la frecuencia de repetición elegida. Esta sección cambia dependiendo de si se elige día, semana, mes o año.

6. Detener repetición: haz clic para que la tarea (o fecha clave) deje de ser repetitiva y pase a ser ordinaria, y cancelar las repeticiones futuras. Solo aparece cuando se editan las reglas de repetición de una tarea repetitiva existente.

7. Cancelar, Aplicar: haz clic para cancelar los cambios o aplicarlos a la tarea.

Después de crear una tarea repetitiva, puedes utilizar el menú Tipo del inspector Información de la tarea para Editar las reglas de repetición -se abre un cuadro de diálogo para cambiar las propiedades de repetición de la tarea- y Detener repetición, que permite cancelar las repeticiones futuras planificadas para la tarea.

En el esquema de tareas y en el diagrama de Gantt, la tarea repetitiva se representa como una tarea de grupo que contiene todas las instancias de la tarea programada para repetirse; por omisión, este grupo se muestra oculto cuando se cierra.

Dividir tareas

Ya sea porque un colaborador clave esté de vacaciones o porque otra parte del proyecto haya pasado a tener prioridad, a veces puede ser útil suspender temporalmente el trabajo en una tarea. Cuando quieras que un recurso o miembro del equipo dedique tiempo a algo distinto de la tarea que tiene asignada, dividir la tarea en partes separadas alrededor del tiempo de la interrupción puede ser la solución.

Para dividir una tarea:

• Selecciona la tarea en el esquema.
• Elige Estructura > Dividir tarea (Opción-Comando-S).
• En la ventana desplegable, ajusta la duración a ambos lados de la división, elige la fecha y hora en que quieras reanudar la tarea después de la interrupción y haz clic en el botón “Dividir tarea”; la tarea se divide para su posterior finalización.

Después de dividir una tarea, siempre es buena idea equilibrar para asegurarse de que la división es la forma más eficiente de gestionar la tarea en cuestión teniendo en cuenta los recursos disponibles y las restricciones de tiempo del proyecto.

Crear tareas hamaca

Una tarea hamaca es aquella cuya duración depende de cuándo termina la tarea anterior y cuándo empieza la siguiente. Este tipo de tarea es útil cuando los plazos son urgentes y debemos decidir qué puede comprimirse si el proyecto va con retraso o si factores externos influyen en cuándo pueden completarse ciertas partes del proyecto.

Por ejemplo, si tuvieras que preparar un documento escrito, el tiempo asignado a la revisión variaría en función de cuándo estuviera acabado el documento y de la fecha de entrega.

Situándonos en ese escenario, vamos a crear una tarea hamaca de ejemplo. Nuestro punto de partida es un conjunto de dos tareas y una fecha clave conectadas mediante dependencias de Fin a Inicio: Escribir boletín, Revisar boletín y Publicar boletín.

Queremos publicar el boletín de noticias el 12 de junio, por lo que fijamos la fecha Inicio no anterior a de la fecha clave reflejando esta circunstancia.

A continuación, añadimos una dependencia para indicar que la edición termina cuando comienza la publicación. Puesto que “Publicar boletín” es una fecha clave más que una tarea, sus fechas de inicio y fin son equivalentes, por lo que esta dependencia es de tipo Fin a Fin (si la publicación fuese una tarea, sería una dependencia de tipo Inicio a Fin).

Dado que esta dependencia es direccional, para que OmniPlan entienda la relación deberás seleccionar la fecha clave y arrastrar una flecha de dependencia a la tarea de revisión, en lugar de elegir el tipo de dependencia en la sección Dependencias del inspector de tareas.

Después de crear esta dependencia, eliminamos el innecesario Finalizar > Iniciar dependencia de Edición a Publicación para evitar crear un bucle de dependencia.

Con nuestras dependencias debidamente configuradas, el último paso para configurar la tarea hamaca consiste en seleccionarla y elegir Hamaca como tipo de tarea en el inspector de tareas.

A partir de aquí, si escribir el boletín de noticias lleva más tiempo del previsto, la duración de la tarea de revisión se verá reducida para respetar las necesidades de las tareas situadas a ambos lados.

Editar el diagrama de Gantt

La manipulación directa de ítems en el diagrama de Gantt puede ser una forma práctica de mantener un plan en un momento dado de su progreso. A continuación se describen las herramientas para hacer cambios en el proyecto a medida que avanza.

Dibujar líneas de dependencia

Para dibujar líneas de dependencia entre una tarea y otra:

• Selecciona la barra de una tarea en el diagrama de Gantt para ver sus flechas de dependencia.
• Arrastra una flecha de dependencia desde el inicio o el final de una tarea.
• Suelta la flecha sobre el inicio o el final de otra tarea para establecer una dependencia.

Eliminar líneas de dependencia

Para eliminar la línea de dependencia entre dos tareas:

• Haz clic en la línea de dependencia para seleccionarla.
• Pulsa Eliminar.

Se elimina la relación de dependencia que representa la línea y las tareas, que ya no guardan relación entre sí, se mueven en consecuencia.

Dibujar restricciones en las tareas

Para dibujar restricciones en las tareas:

• Mantén pulsada la tecla Mayúsculas y arrastra desde el principio o el final de una tarea para crear una restricción de inicio o fin.
• Mantén pulsada la tecla Mayúsculas y haz doble clic en una restricción para eliminarla.

Programación manual de tareas

Para programar manualmente una tarea:

• Selecciona la tarea y arrástrala horizontalmente desde su posición predeterminada al cronograma.

• La tarea se ha programado en su nueva posición y su programación se ha establecido como Manual.

Cambiar la duración de la tarea

Para cambiar la duración de una tarea en el diagrama de Gantt:

• Haz clic en la almohadilla de tracción del extremo derecho de la barra de una tarea.
• Arrastra el extremo de la barra a la izquierda o a la derecha para modificar la duración de la tarea. Mantén pulsada la tecla Mayúsculas mientras arrastras para redondear los valores.

Ajustar el avance de las tareas

Para ajustar qué parte de una tarea se ha completado:

• Haz clic en el tirador blanco con forma de casa de la barra de la tarea.
• Arrastra el tirador para actualizar la parte completada.

Actualizar el avance de las tareas

Si todo va según lo planeado, haz clic en el botón Poner al día de la barra de herramientas.

Selecciona una fecha y una hora (por omisión, hoy) y decide si quieres que se marquen la tareas completadas parcialmente y si quieres actualizar todas las tareas o solo las seleccionadas.

Al hacer clic en Aceptar, los porcentajes completados de las tareas se actualizan a la fecha y hora especificadas.

Reprogramar tareas no terminadas

Cuando una tarea no se ha completado en la medida prevista, puedes usar el botón Reprogramar de la barra de herramientas para determinar rápidamente dónde colocarla en la situación actual.

Haciendo clic en el botón Reprogramar aparece el cuadro de dialogo siguiente.

Selecciona una fecha y hora para reprogramar las tareas incompletas y especifica si quieres actualizar todas las tareas o solo las seleccionadas.

Al hacer clic en Aceptar, las tareas incompletas se desplazan -y toda la programación se actualiza- para que pueda retomarse el trabajo a partir de ese punto.

Ten en cuenta que esta función solo mueve tareas con trabajo sin completar que estaba programado para antes de la fecha especificada; las tareas futuras no se ven afectadas.

Visualizar el diagrama de Gantt

Para tener a mano los datos más relevantes del proyecto, puedes personalizar el aspecto de muchos elementos del diagrama de Gantt y adaptarlos a tus necesidades.

Personalizar etiquetas de tareas

Elige Visualización > Gantt > Personalizar etiquetas de tareas para abrir el editor de etiquetas de tareas. En él encontrarás menús emergentes relacionados con las etiquetas de las tareas, grupos y fechas clave y podrás hacer un seguimiento de las filas y la cabecera del diagrama de Gantt.

• Seguimiento de intervalo: representación del coste o el esfuerzo acumulativo o interválico. Si marcas esta opción, el valor se muestra en todas las filas (en una línea de texto debajo de la barra de tareas de la fila) o solo en la cabecera de la fecha del diagrama de Gantt (en una fila debajo de la fila de la fecha).

• Tareas, Grupos, Fechas clave: cada tipo de tarea tiene sus propios menús desplegables que representan áreas de la fila de la tarea en el diagrama de Gantt: un área de prefijo, la barra de tareas propiamente dicha y un área del sufijo después de la barra. Utiliza cada menú para elegir el tipo de columna personalizada que quieras mostrar en esa área de la fila.

Modificar la escala del diagrama

Para cambiar el rango de fechas visibles en el diagrama de Gantt, usa el menú Lupa de la esquina superior derecha del diagrama o haz clic en la cabecera del diagrama y arrastra a izquierda o derecha, como si estuvieras cambiando el tamaño de una columna.

Este menú, que también está disponible como menú contextual en la cabecera de la fecha, incluye los siguientes comandos:

• Automático: escala automáticamente el área visible del proyecto basándose en cuándo comienza y termina el proyecto.

• Específico: escala el proyecto en incrementos de minutos, horas, días, semanas, meses, trimestres o años.

• Ajustar escala al proyecto: escala el proyecto para que encaje completamente en el área visible del diagrama de Gantt.

• Ajustar escala a la selección: escala el proyecto para que la selección actual llene el área visible del diagrama de Gantt.

• Personalizar cabeceras: abre las preferencias de visualización de OmniPlan para elegir cómo deben aparecer las cabeceras de fecha en el diagrama de Gantt.

Aplicar un color a las horas libres

Para que el diagrama de Gantt muestre un color de fondo alternativo los días en los que no suele trabajarse, selecciona Visualización > Tiempo no laborable y elige la opción del submenú que mejor se adapte a tu situación: Ninguno, vacaciones, fines de semana o todos.

Resaltar así las horas libres refleja mejor cuándo se está trabajando realmente y ayuda a explicar por qué algunas barras del diagrama de Gantt parecen especialmente largas cuando la duración de las tareas no lo es.

Puedes elegir el color de las horas libres en el inspector Estilos y personalizar estas horas en la vista de recursos.

Uso de rutas críticas

Analizar la ruta crítica de un proyecto o fecha clave es muy útil para hacerse una idea de las tareas más importantes para lograr el objetivo a tiempo. Identificar las tareas que forman parte de la ruta crítica (y viceversa) ayuda a priorizar el trabajo para garantizar que los plazos se cumplan.

Por omisión, OmniPlan determina la ruta crítica teniendo en cuenta las relaciones de dependencia entre las tareas y la cantidad de tiempo libre o laxitud que existe entre ellas.

• Como la ruta crítica se relaciona con las dependencias, una cadena ininterrumpida de tareas con las dependencias Finalizar > Iniciar, por ejemplo, es una rita crítica simple hacia la finalización del proyecto. Las tareas que son independientes no constan en la ruta, ya que pueden realizarse en cualquier momento durante el proyecto.

• Como la ruta crítica se relaciona con la laxitud, las tareas hamaca o tareas con una fecha de inicio definida antes de las cuales se ha completado otro trabajo, por ejemplo, pueden dar lugar a fases del proyecto en las que no ocurra nada. La longitud de esos periodos que determinan si la ruta crítica se ve afectada se especifica en el inspector de fechas clave.

OmniPlan puede mostrar rutas críticas para todo el proyecto y también para fechas clave concretas. Para activar las rutas críticas, haz clic en el botón Ruta crítica en la barra de herramientas; para elegir qué rutas críticas mostrar, haz clic en la flecha de la esquina del botón y selecciona las fechas clave que quieras, o bien selecciónalas en el inspector de fechas clave.

Calibrar el progreso con las líneas base

Una vez que hayas terminado de configurar un proyecto y estés listo para ponerlo en marcha, puedes crear una programación de línea base. La línea base representa las intenciones originales del proyecto, para compararlas con la programación real llevada a cabo en la práctica. La programación real, en cambio, es la forma en la que un proyecto se desarrolla en realidad. Antes de que se defina la línea base para un proyecto, la programación de la línea base y la real son idénticas. Una vez establecida la línea base, los cambios que se realizan a posteriori solo afectan a la programación real.

Para definir una línea base, haz clic en el botón Definir línea base de la barra de herramientas. Se te pedirá que asignes un nombre a la línea base; el nombre por omisión es la fecha de hoy.

Al hacer clic en Aceptar, la programación de la línea base queda definida y cualquier modificación futura se aplica ya a la programación real.

Selecciona Programaciones divididas o Ambas programaciones para ver al mismo tiempo la programación de la línea base y la real, de modo que puedas compararlas.

OmniPlan 4 permite definir tantas líneas base como quieras, de modo que en cualquier momento del proyecto, puedes hacer una instantánea que defina un nuevo estándar a partir del cual el proyecto real puede continuar. Puedes comparar una línea base determinada con la programación real actual utilizando el menú Línea base/Real de la barra de herramientas.

Usar simulaciones para estimar el cumplimiento de fechas clave (Pro)

OmniPlan 4 Pro incluye herramientas para calcular el grado de certeza en el cumplimiento de una fecha clave, utilizando simulaciones de Monte Carlo basadas en estimaciones del esfuerzo necesario para alcanzar el objetivo. El resultado de estas simulaciones puede ayudarte a identificar dónde existe riesgo de que las cosas vayan con retraso (o incluso por delante de lo programado).

Para ejecutar una simulación, cambia a la vista de Gantt y elige el botón Simulaciones de la barra de herramientas, o bien elige Proyecto > Ejecutar simulaciones Monte Carlo. Los ajustes que elijas aquí (y la propia simulación) afectarán a todas las tareas y fechas clave del proyecto.

El grado de certeza que ofrece la simulación viene determinado por la cantidad de esfuerzo estimado necesario para el cumplimiento de las tareas dentro de cada fecha clave. Si no has definido manualmente estimaciones de esfuerzo para las tareas, puedes hacerlo, o bien puedes usar la práctica función Estimar esfuerzo automáticamente (que también se encuentra en el menú local Monte Carlo).

Una vez completada la simulación, aparecen una serie de barras horizontales sobre los días que rodean a cada fecha clave (representadas con un rombo pequeño). Una barra significa que se otorga una probabilidad del 20% a que la tarea fijada para esa fecha clave se complete ese día. Cinco barras indican que, según la simulación, la probabilidad de terminar la tarea ese día es del 100%. Pasa el ratón por encima de las barras de cada fecha para ver más detalles.